Udveksling af bivirkningsrapporter - spørgsmål og svar

8. januar 2015, Opdateret 17. november 2015

1. Hvilke typer af bivirkningsrapporter kan jeg sende til Lægemiddelstyrelsen?

Vi kan på nuværende tidspunkt modtage to typer elektroniske bivirkningsrapporter, Individual Case Safety Reports (ICSRs) og Suspected Unexpected Serious Adverse Reactions (SUSARs).

2. Skal jeg teste med Lægemiddelstyrelsen, hvis jeg bruger EVWEB?

Nej, der kræves ikke test, hvis du bruger EVWEB, men for at vi kan udveksle filer, skal jeres afsender ID konfigureres i vores system. Kontakt venligst E2B@dkma.dk med information om navn og adresse på firma/sponsor sammen med relevant sender ID.

3. Skal vi teste med Lægemiddelstyrelsen når vi går fra at være EVWEB brugere til at bruge EMAs Eudravigilance gateway og Backend database?

Ja, kontakt E2B@dkma.dk for at aftale test. Læs yderligere i afsnittet Procedure for test af udveksling af E2B filer.

4. Er det frivilligt at teste modtagelse af bivirkningsrapporter fra Lægemiddelstyrelsen?

Nej, virksomheder skal kunne modtage bivirkningsrapporter elektronisk fra Lægemiddelstyrelsen. Det er kun virksomheder, der udelukkende sender SUSARs til Lægemiddelstyrelsen, der er undtaget.

5. Skal vi teste med Lægemiddelstyrelsen, hvis vi opdaterer eller skifter Pharmacovigilance system?

Ja, kontakt E2B@dkma.dk for at aftale test.

6. Hvilket ID skal bivirkningsrapporterne sendes til?

Både ICSRs og SUSARs skal sendes til DKMAEUDRA.

7. Hvilket ID skal vi sende til, når vi vil teste?

Både test ICSRs og test SUSARs skal sendes til TDKMAEUDRA.

8. Skal vi opfylde nogen specielle krav for at kunne teste udveksling med Lægemiddelstyrelsen?

Ja, I skal have en profil i EMAs Eudravigilance test gateway.

9. Hvem sender bekræftelsen (ACK) for rapporterne - EMA eller Lægemiddelstyrelsen?

Det er Lægemiddelstyrelsen, der sender bekræftelsen (ACK).

10. Skal jeg gensende en rapport, hvis jeg efter to dage stadig ikke her modtaget en ACK?

Nej, du skal aldrig gensende rapporter uden at være blevet bedt om det af os. Kontakt E2B@dkma.dk.

11. Skal jeg oplyse, at jeg vil sende en testrapport, før jeg sender den?

Ja, før I sender en testfil, skal I kontakte os via E2B@dkma.dk. Vi har ikke mulighed for at behandle filen, før jeres afsender ID er blevet konfigureret i vores system.

12. Hvad sker der, når testfasen er afsluttet?

Når testfasen er afsluttet, sender vi en e-mail til firmaet med resultatet af testen. Såfremt testen er afsluttet tilfredsstillende, kan firmaet få adgang til at udveksle elektroniske E2B filer med vores produktionsmiljø.

13. Må vi holde op med at indsende papirrapporter i løbet af testfasen?

Nej, i løbet af testfasen skal firmaet fortsætte med at indsende rapporter som vanligt (på papir).

14. Når testfasen er afsluttet, vil der så være en periode, hvor der skal rapporteres både elektronisk og i papirform?

Nej, når filer udveksles i produktionsmiljøet, skal I stoppe med at sende rapporter på papir.

15. På side 9 i Guide to Individual Case Safety Reporting fremgår det at: Alle DK SUSARs skal også sendes til EudraVigilance Clinical Trial Module (EVCTM) (receiverID: EVCTMPROD). Er det sponsors ansvar at rapportere SUSAR rapporter til EVCTM eller sender DHMA sagerne til EVCTM?

Ja, sponsor skal rapportere alle DK SUSARS elektronisk til DHMA og også til EVCTM. DHMA videresender ikke SUSARs til EVCTM.

16. Kan I bekræfte om Guide to Individual Case Safety Reporting også dækker indberetning af bivirkninger ved veterinære lægemidler?

Guiden gælder kun for indberetninger på lægemidler til human brug.

17. Hvordan skal MAH forholde sig, hvis MAH vil opgradere en sag fra ikke-alvorlig til alvorlig?

Med reference til vores ADR guide, øverst side 52: ”If an MAH wants to upgrade a non-serious case originating from DHMA to serious, an email with clarification should be sent to ADR@dkma.dk. DHMA will update the case if appropriate.” Hvis Styrelsen er enig med MAH, opgraderer vi sagen og udsender en ny version.

18. Hvordan skal MAH så forholde sig i forbindelse med en audit i forbindelse med opgradering af ikke-alvorlig til alvorlig?

Den mail MAH sender til ADR@dkma.dk , jf. ovenstående, accepteres af styrelsens inspektører som tilstrækkelig dokumentation for rettidig opgradering af en sag. Receipt date på den nye version af sagen vil være dato for modtagelsen af mail med argumentation fra MAH.

19. Skal MAH tilsvarende sende en mail, hvis MAH ønsker at opdatere en sag, der oprindeligt er oprettet af MAH?

Nej. 

20. Kan vi se bort fra en indberetning vedrørende kapsler, hvis vi kun har tabletter godkendt; kan man være sikker på at patienten kan kende forskel?

Ja.

21. Vil styrelsen acceptere SUSARs fra kliniske forsøg, der ikke er afblændet?

Nej, alle SUSARs skal afblændes og sendes til styrelsen inden for hhv. 7 dage (livstruende og dødelige bivirkninger) hhv. 15 dage (andre alvorlige bivirkninger).

Se: Spørgsmål og svar om kliniske forsøg - spørgsmål nr. 26

22. Laver I dubletsøgning?

Ja.

23. Graviditet og follow up: er det korrekt, at MAH ikke skal spørge til outcome af graviditet på DKMA-sager, hvis der ikke i øvrigt er behov for at stille follow-up spørgsmål?

Ja, det er korrekt. Vi indhenter selv oplysninger om outcome af graviditet på sager, vi opretter.

24. Hvilken postkasse skal bruges til henvendelser vedrørende bivirkningssager?

Forespørgsler om bivirkningssager skal sendes til ADR@dkma.dk, som blot er et alias til den tidligere fos-biv-tast@dkma.dk. Specifikke spørgsmål i relation til E2B transmission skal sendes til E2B@dkma.dk Regulære follow up anmodninger skal sendes via DKMAnet.

25. Skal det danske Case narrative bevares i sagen, selvom det kan give globale sager mindre kvalitet?

Nej, den danske tekst må gerne erstattes af en engelsk tekst, så længe alle informationer fra den danske tekst beholdes.

26. Kan man inkludere spørgsmål om fx. Dosis og administrationsvej, hvis man skal stille andre relevante FU spørgsmål?

Ja, hvis der er mistanke om, at doseringen eller (forkert) administrationsvej kan have betydning for bivirkningen.

27. Er det nødvendigt, at Patienterstatningssager, hvor patienten har fået medhold, sendes til både MAH og SST?

Iht. Bekendtgørelse om administration af sager om lægemiddelskadeerstatninger (BEK 428), §3 fremgår det, at ”Patientforsikringforeningens (nu: Patienterstatningen) afgørelser meddeles skadelidte og Lægemiddelstyrelsen (pt. Sundhedsstyrelsen) og efter omstændighederne sundhedsmyndigheder eller sundhedspersoner med berettiget interesse i sagen. Stk. 2: Afgørelser, hvori Patientforsikringsforeningen (Nu: Patienterstatningen) har fastslået, at skadelidte har krav på erstatning eller godtgørelse, meddeles vedkommende lægemiddelproducent eller –importør.”

Det er altså lovkrav, at SST modtager alle sager og at MAH modtager sager, hvor patienten har fået medhold.

28. Bruger I IME listen?

Ja, vi bruger i vid udstrækning IME listen, dog ikke alle termer (fx infektioner), og ikke udelukkende termer på IME listen kan gøre en sag Serious Other.

29. Hvis vi i litteraturen finder en alvorlig bivirkning fra et internationalt studie, fra fx USA, og vi har produkt på markedet i Danmark, skal den så indsendes?

Nej, kun bivirkninger opstået i Danmark skal indberettes. Husk dog, at de nationale myndigheder skal informeres straks, hvis der er forhold som vil kunne ændre benefit-risk balancen for et produkt væsentligt, uafhængigt af hvor dette sker. Kontakt os på FOS@dkma.dk

30. Om Medical confirmation: hvis en læge bekræfter, at 2 af 6 bivirkninger er relateret til det mistænkte lægemiddel, så ligger hele sagen som medically confirmed, men hvad med de to bivirkninger, der ikke er medically confirmed?

Medicinsk bekræftelse er på sagsniveau, men bemærk at vi noterer i Case narrative, hvilke bivirkninger, lægen har bekræftet som relateret til det mistænkte lægemiddel, og hvilke, lægen ikke mener er relateret.

Iht. GVP Modul VI, Rev. 1, section VI.A.2.3. ”Prinary source”:

“If a consumer initially reports more than one reaction and at least one receives medical confirmation, the whole report should be documented as a spontaneous report confirmed by a healthcare professional and be reported accordingly. Similarly, if a report is submitted by a medically qualified patient, friend, relative of the patient or carer, the case should also be considered as a spontaneous report confirmed by a healthcare professional.” http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Scientific_guideline/2014/09/WC500172402.pdf

31. Hvad er parallelimportørers forpligtelse i forhold til at indsende bivirkningssager til DKMA?

I forhold til indsendelse af bivirkningssager er parallelimportørs ansvar som udgangspunkt det samme som andre MAH’ers:

”Indehavere af en markedsføringstilladelse til parallelimport er omfattet af reglerne om indberetning af formodede bivirkninger og eksponeringsreaktioner set i Danmark samt indberetning af formodede alvorlige uventede bivirkninger og alle formodede eksponeringsreaktioner set i et land uden for EU/EØS (tredjeland), jf. bekendtgørelsens §§ 6 og 7. Her er parallelimportørerne ligestillet med indehavere af markedsføringstilladelse for et direkte forhandlet lægemiddel.”

Se endvidere vejledningen om parallelimport af lægemidler: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=161660

32. Hvorfor skal en negativ ACK indeholde begrundelse for afvisning?

En negativ ACK skal indeholde begrundelse for afvisning, således at vi kan se, om rapporten afvises på grund af tekniske fejl, eller fordi den ikke skal importeres til databasen. Begrundelsen behøver ikke være mere detaljeret end: ”Not to be databased.”

33. Hvordan sender vi risk management skemaer via DKMAnet?

Da det er ikke muligt at sende ’Risk Management’ skemaer via DKMAnet, bedes I sende skemaet i Word-format til følgende mailadresse: ADR@dkma.dk. Skemaet skal være udfyldt med alle allerede kendte oplysninger, således at der kun efterspørges ny information. Forinden eller samtidig med skal der indsendes en follow-up anmodning via DKMAnet, hvor eventuelle andre relevante spørgsmål stilles. Hvis eneste spørgsmål er besvarelse af ’Risk Management’ skemaet oprettes to spørgsmål via formularen. Det første spørgsmål skal være følgende: ’Risk Management’ skema er fremsendt via mail i dag eller dato for dette. Det er altså ikke et spørgsmål, men information til os om, at der er fremsendt et skema via email. Næste spørgsmål skal være: ’Venligst besvar vedlagte skema’. Det er vigtigt, at det fremsendte skema er i Word-format, således at det kan flettes ind i vores udgående brev.

34. Hvis MAH modtager en spontan rapport med en eller flere rapporterede events, hvor rapportøren klart giver udtryk for, at der ikke er sammenhæng mellem de rapporterede events og produktet, ønsker Lægemiddelstyrelsen i denne situation da at modtage rapporten?

Hvis rapportøren har oplyst, at der ikke er nogen sammenhæng mellem events og lægemiddel og modtager (MAH) er enig i dette, er rapporten ikke en valid ICSR (da den ikke indeholder en bivirkning) og skal ikke rapporteres til Lægemiddelstyrelsen.

Fik du svar på dine spørgsmål?

Beskriv, hvordan vi kan forbedre hjemmesiden.