Retningslinjer for elektroniske ansøgninger

29. juli 2011, Opdateret 12. april 2018

Disse retningslinjer beskriver de krav, ansøgere skal overholde, når de indsender en elektronisk ansøgning om godkendelse af et lægemiddel til Lægemiddelstyrelsen.

Indledning
Anvendt terminologi
Blandede indsendelser
Skift af format
Formatkrav
Medier
Parallelle indsendelser
Antal eksemplarer
Underskrifter
Kontaktperson hos ansøger
Særligt vedr. mail og Eudralink
Særligt vedr. Common European Submission Platform (CESP)
Særligt vedr. NeeS og VNeeS
Særligt vedr. eCTD
Særligt vedr. ASMF
Særligt vedr. arbejdsdokumenter
Særligt vedr. foreløbige indsendelser

Indledning

I forbindelse med ansøgning om markedsføringstilladelse, variation, opdatering inden MRP, forlængelse, opfølgning og henvisning til CMD kan virksomheden sende ansøgningen samt supplerende materiale enten i elektronisk form eller i papirform. Nedenfor fremgår Lægemiddelstyrelsens retningslinjer for elektroniske ansøgninger samt supplerende materiale hertil.

Retningslinjerne omfatter også Active Substance Master Files (ASMF'er) indsendt af ansøger og ASMF-indehaver (se afsnittet "Særligt om ASMF").

Lægemiddelstyrelsens retningslinjer supplerer retningslinjer udstedt af EMA og CMD og gælder iht. ansøgninger efter den nationale procedure, gensidige anerkendelsesprocedure (MRP) samt den decentrale procedure (DCP). For ansøgninger iht. den centrale procedure henviser vi til retningslinjer på EMA's hjemmeside. Ved brug af national procedure for et MRP-godkendt lægemiddel, skal det fremgå tydeligt i følgebrevet at det er det der er tale om, så ansøgningen ikke bliver afvist direkte i modtagelsen. 

En fysisk indsendelse betragtes som elektronisk, hvis den indeholder et elektronisk medium (CD eller DVD). En ansøgning betragtes som elektronisk, hvis den første indsendelse i sagen er elektronisk.

Elektroniske ansøgninger er Lægemiddelstyrelsens foretrukne format. For humane ansøgninger foretrækkes eCTD frem for NeeS.

Lægemiddelstyrelsens interne arbejdsgang er rent elektronisk. Efter verificering af underskrift indscanner og OCR-behandler vi papirbaserede dele af ansøgningen (følgebrevet og evt. "Confirmation for eCTD submissions"), og vores interne arbejdsgang er herefter rent elektronisk.

Navngivning af filer skal klart identificere indholdet (d.v.s. ”applicationform.pdf”, ”coverletter.pdf” osv. frem for f.eks. ”doc1.pdf”, ”appendix.pdf” osv.).

Anvendt terminologi

Vi skelner her mellem "ansøgninger" og "indsendelser" således, at en ansøgning er en regulatorisk aktivitet, som består af én eller flere indsendelser:

  • Ved den første indsendelse på ansøgningen forstås den henvendelse, som initierer en ansøgning om markedsføringstilladelse, variation, opdatering inden MRP, forlængelse, opfølgning (commitment eller follow-up measures), henvisning til CMD eller tilsvarende regulatorisk aktivitet. Formatet for den første indsendelse er bestemmende for ansøgningens format.
  • Ved supplerende materiale forstås indsendelse, som supplerer eller korrigerer materiale indsendt tidligere i samme regulatoriske aktivitet. Dette omfatter også svar på spørgsmål o.l.
  • Ved arbejdsdokumenter forstås udkast til produktresumé, indlægsseddel og pakningsmateriale, som Lægemiddelstyrelsen skal kunne redigere i.

Bemærk: Foreløbige indsendelser, hvor indholdet er færdigt, men endnu ikke struktureret i et gyldigt format, og som af tidsmæssige årsager og typisk i de senere faser af proceduren sendes til Lægemiddelstyrelsen med henblik på sagsbehandling, betragtes ikke som en formel indsendelse og er ud over afsnittet Særligt vedr. foreløbige indsendelser ikke behandlet i nærværende retningslinjer.

Skift af format

Vi accepterer ikke papirbaserede ansøgninger eller ansøgninger i NeeS-format, hvis ansøger er overgået til eCTD for det pågældende lægemiddel, og vi frabeder os ansøgninger i papirformat efter overgang til NeeS/VNeeS.

Supplerende materiale til en papirbaseret ansøgning kan indsendes papirbaseret eller i NeeS-/VNeeS-format. Supplerende materiale til en NeeS-/VNeeS-ansøgning skal indsendes i NeeS-/VNeeS-format. Supplerende materiale til en eCTD-ansøgning skal indsendes i eCTD-format.

For papirbaserede ansøgninger og NeeS-ansøgninger er det endvidere muligt at skifte til eCTD-format. Se afsnittet "Første eCTD-baserede indsendelse og skift til eCTD" i "Tekniske detaljer ifm. elektroniske ansøgninger". Af hensyn til overskueligheden, anbefaler Lægemiddelstyrelsen dog, at skift til eCTD foretages ved indledningen af en regulatorisk aktivitet.

Formatkrav

Indsendelser til humane elektroniske ansøgninger indsendes i henhold til enten eCTD- (foretrukket format) eller NeeS-standarden. Indsendelser til veterinære elektroniske ansøgninger indsendes i henhold til VNeeS-standarden. Link til disse standarder kan findes i link-boksen til højre. Se desuden afsnittet "Første eCTD-baserede indsendelse og skift til eCTD" i "Tekniske detaljer ifm. elektroniske ansøgninger".

Se også Tekniske detaljer ifm. elektroniske ansøgninger for krav til PDF-dokumenter.

Arbejdsdokumenter skal sendes til os i elektronisk og redigérbar form. Dokumenterne skal være i MS Word-format og skal være navngivet meningsfuldt. For humane lægemidler placeres arbejdsdokumenterne uden for eCTD/NeeS'en i en mappe ved siden af denne. Mappen til arbejdsdokumenterne navngives "XXXX-workingdocuments", hvor "XXXX" er det firecifrede sekvensnummer for den sekvens, arbejdsdokumenterne er fremsendt med eller vedrører. For veterinære lægemidler placeres arbejdsdokumenterne i mappen "add-info" (additional information). Det skal tydeligt fremgå af følgebrev og CD'ens påtryk eller af mail, Eudralink eller CESP-kommentarfelt, at der er tale om arbejdsdokumenter.

Medier

Ansøger skal sende den første indsendelse på en elektronisk ansøgning med almindelig post eller kurér til Lægemiddelstyrelsens adresse eller via CESP. Ved fremsendelse med post eller kurér skal indsendelsen foreligge på CD eller DVD og være ledsaget af et dateret og underskrevet følgebrev. Følgebrevet skal foreligge i identisk form (evt. uden underskrift) som en del af den elektroniske dokumentation. Ved fremsendelse via CESP skal procedure og sagstype kunne identificeres ud fra "Delivery File" (XML-filen).

Supplerende materiale sendes på CD/DVD med underskrevet følgebrev eller sendes pr. mail eller via Eudralink til response@dkma.dk eller sendes via CESP. Bemærk, at Lægemiddelstyrelsen stiller de samme formatkrav ved indsendelse via mail, Eudralink eller CESP som ved indsendelse på CD/DVD.

Arbejdsdokumenter bør som udgangspunkt sendes pr. mail eller via Eudralink til response@dkma.dk, men kan også sendes via CESP eller på en CD eller DVD (f.eks. sammen med en elektronisk indsendelse). Indsendelser, som ikke indeholder en eCTD- eller NeeS-/VNeeS-sekvens, skal tydeligt påføres betegnelse "working documents" påtrykt CD/DVD eller anført i tekstfelt på mail/Eudralink/CESP, ligesom det af følgebrev tydeligt skal fremgå, at der udelukkende er tale om arbejdsdokumenter.

Lægemiddelstyrelsen accepterer ikke USB-pen som indsendelsesmedium.

Den udfyldte og underskrevne formular "Confirmation for eCTD submissions" (se afsnittet "Første eCTD-baserede indsendelse og skift til eCTD") skal indsendes i papirformat eller via CESP.

Se afsnittene "CD og DVD", "Mail og Eudralink" hhv. "CESP" i "Tekniske detaljer ifm. elektroniske ansøgninger" for krav til disse.

Det er ansøgers ansvar at sikre, at det fremsendte ikke indeholder virus, spyware eller lignende.

Vi accepterer ikke supplerende materiale i papirformat for elektroniske ansøgninger.

Parallelle indsendelser

Det er meget vigtigt, at ansøger i intet tilfælde sender den samme dokumentation parallelt ad forskellige kanaler (f.eks. både via Eudralink og på CD eller både via CESP og på mail), da dette vil kræve unødige ressourcer til håndtering og sammenligning med allerede modtagne udgaver.

Antal eksemplarer

For elektroniske indsendelser er én CD/DVD fuldt tilstrækkelig uanset ansøgningstype og procedure (NP/MRP/DCP).

Lægemiddelstyrelsen forbeholder sig ret til under behandlingen af en ansøgning at anmode om yderligere eksemplarer af en CD/DVD, hvis det undtagelsesvist skulle vise sig nødvendigt.

Underskrifter

Indsendelser på CD eller DVD skal være ledsaget af følgebrev med original underskrift. Lægemiddelstyrelsen stiller ikke krav om underskrift på dokumenter i elektronisk form. Den elektroniske version af følgebrevet må således adskille sig fra den fysiske version ved netop underskriften.

For indsendelser via CESP betragter vi CESP's sikkerhedsopsætning som tilstrækkelig verifikation af afsender. Lægemiddelstyrelsen stiller derfor ikke krav om underskrift ved en CESP-indsendelse.

Da supplerende materiale og arbejdsdokumenter ikke initierer en ansøgning, har vi ikke de samme krav til fysisk underskrift. For mails og Eudralink er afsendelse fra en troværdig mailadresse, diverse informationer i mailheaderen samt Eudralinks sikkerhedsopsætning tilstrækkelig bekræftelse på ægtheden af indsendelsen.

Kontaktperson hos ansøger

Følgebrevet skal indeholde mailadresse og evt. telefonnummer til kontaktperson hos ansøger.

Særligt vedr. mail og Eudralink

Supplerende materiale og arbejdsdokumenter, som sendes pr. mail eller via Eudralink, skal sendes til response@dkma.dk. Første indsendelse til en ansøgning accepterer vi ikke pr. mail eller via Eudralink.

Materiale sendt til response@dkma.dk håndteres og valideres teknisk, som var det fremsendt på en CD/DVD.

I mailen/Eudralink-beskedens emnefelt skal tydeligt refereres til Lægemiddelstyrelsens sagsnummer og/eller tilsvarende entydig reference til den ansøgning, dokumentationen vedrører.

Den vedhæftede dokumentation skal kunne læses uafhængigt af mailens/Eudralink-beskedens emne- eller beskedfelt. Oplysninger i besked- eller emnefelt indgår som udgangspunkt ikke i sagsbehandlingen.

Se desuden afsnittet "Mail og Eudralink" i "Tekniske detaljer ifm. elektroniske ansøgninger".

Særligt vedr. Common European Submission Platform (CESP)

Såvel første indsendelse til en ansøgning som supplerende materiale og arbejdsdokumenter kan indsendes via CESP. Indsendelse via CESP kan foretages på både DCP, MRP og national procedure.

Materiale sendt via CESP håndteres og valideres teknisk, som var det fremsendt på en CD/DVD.

CESP er en tilstrækkelig indsendelsesform, og materiale fremsendt via CESP må ikke uopfordret sendes ad andre kanaler.

"Delivery file" (XML-filen) skal anføres tilstrækkeligt præcise oplysninger til identifikation af procedure og sagstype. Indsendelser, der ikke er første indsendelse på en ansøgning, skal desuden referere til Lægemiddelstyrelsens sagsnummer og/eller tilsvarende entydig reference til den ansøgning, dokumentationen vedrører.

Bemærk, at Lægemiddelstyrelsen ved fremsendelse via CESP ikke stiller krav om underskrevet følgebrev. Ved fremsendelse via CESP skal procedure og sagstype kunne identificeres ud fra "delivery file". Oplysninger i "delivery file" anvendes til identifikation af materialet og indgår som udgangspunkt ikke i sagsbehandlingen.

For vejledning i anvendelsen af CESP, henvises til cesp.hma.eu.

Se desuden afsnittet "CESP" i "Tekniske detaljer ifm. elektroniske ansøgninger".

Særligt vedr. NeeS og VNeeS

Det foretrukne elektroniske format er eCTD. NeeS-formatet betragtes som et sæt mindstekrav for elektronisk dokumentation i den udstrækning, det ikke findes muligt at anvende eCTD.

For at sikre en entydig reference til dokumentationen anbefaler Lægemiddelstyrelsen, at også NeeS- og VNeeS-indsendelser, i lighed med eCTD-sekvenser, placeres i en mappe med et entydigt firecifret sekvensnummer, således at sekvensnumre inden for samme dossier kun gentages ved en ny samlet indsendelse af en sekvens, som er erklæret ikke teknisk valid.

Af hensyn til Lægemiddelstyrelsens elektroniske arkiv anmodes ansøgere om at definere deres dossier over for Lægemiddelstyrelsen samt at indsende konsekvent i henhold til denne opdeling, således at dokumentation, som dækker flere dossierer indsendes i separate sekvenser, samt at dokumentation ikke gentages inden for samme dossier.

Særligt vedr. eCTD

Det foretrukne elektroniske format er eCTD. Se "Tekniske detaljer i forbindelse med elektroniske ansøgninger" vedr. "baseline" samt første eCTD-baserede indsendelse.

Særligt vedr. ASMF

Med henblik på lettere at kunne identificere og håndtere indsendelser relateret til Active Substance Master File (ASMF), beder vi om, at ASMF-indehaver i følgebrevet tydeligt refererer til Lægemiddelstyrelsens journalnummer (typisk 2215-xxxx) samt anfører, at der er tale om en "ASMF-relateret indsendelse sendt på vegne af ASMF-indehaver".

Se desuden EMA's ASMF eCTD Guidance (se under "eCTD and ASMF") for vejledning om ASMF i eCTD-format.

Særligt vedr. arbejdsdokumenter

Arbejdsdokumenter, som foreligger sammen med anden dokumentation (første indsendelse eller supplerende materiale) bør fremsendes sammen med denne på samme CD/DVD, i samme arkivfil eller i samme CESP-indsendelse.

Arbejdsdokumenter, som fremsendes alene, bør sendes pr. mail eller via Eudralink til godkendelse@dkma.dk. Det skal af mail eller Eudralink tydeligt fremgå, at der er tale om arbejdsdokumenter.

Se i øvrigt afsnittet Særligt vedr. mail og Eudralink.

Særligt vedr. foreløbige indsendelser

Lægemiddelstyrelsen ser jævnligt, at ansøgere ikke kan nå at sætte supplerende materiale op i korrekt elektronisk format (eCTD/NeeS/VNeeS), men alligevel indsender det som supplerende materiale. Sådanne indsendelser er iht. fælleseuropæiske retningslinjer teknisk invalide.

Ønsker ansøger alligevel, at benytte sig af en foreløbig indsendelse i løbet af proceduren, skal følgende opfyldes:

  • Der er indholdsmæssigt kun tale om supplerende materiale
  • Materialet sendes pr. mail eller via Eudralink til response@dkma.dk eller via CESP iht. de retningslinjer, som gælder herfor.
  • I følgebrev samt emnefelt på mail/Eudralink eller CESP kommentarfelt refereres til Lægemiddelstyrelsens sagsnummer og/eller tilsvarende entydig reference til den ansøgning, materialet vedrører.
  • I mail/Eudralink-beskeden eller CESP kommentarfelt er tydeligt anført: "Dette er en foreløbig indsendelse. Indholdet fremsendes senere i uændret form i [eCTD/NeeS/VNeeS]-format."
  • Hurtigst muligt og senest 5 dage efter procedurens afslutning sender ansøger materialet i korrekt elektronisk format til Lægemiddelstyrelsen med følgende anført i følgebrev: "Indholdet af denne indsendelse er identisk med indholdet af tidligere fremsendt foreløbig indsendelse." Dette gælder også for ansøgninger, hvor RMS har varetaget cirkulation af supplerende materiale

Den enkelte sagsbehandler kan beslutte at lade en foreløbig indsendelse indgå i vurderingen af en ansøgning. Lægemiddelstyrelsen kan først afslutte sagens behandling, når materialet er modtaget i korrekt elektronisk format og med bekræftelse af, at materialet er identisk med det tidligere indsendte. En ansøgning kan ikke regnes for værende godkendt, før Lægemiddelstyrelsens modtagelse af materialet i korrekt elektronisk format.

Lægemiddelstyrelsen forbeholder sig i alle tilfælde ret til at afvise materiale, som ikke lever op til formkravene for supplerende materiale.

Fik du svar på dine spørgsmål?

Beskriv, hvordan vi kan forbedre hjemmesiden. Vær opmærksom på, at vi ikke besvarer spørgsmål stillet via denne funktion.