Afregning for eksterne rejsende
Du skal udfylde en rejse- og udlægsafregning, hvis du efter aftale skal have refunderet rejseudgifter eller udlæg i forbindelse med arbejde for Lægemiddelstyrelsen.
Vejledning
Vi refunderer i nærmere defineret omfang rejseudgifter og udlæg for eksterne deltagere i møder, som afholdes i Lægemiddelstyrelsen m.v. Denne vejledning vedrører således kravene til Lægemiddelstyrelsens refusion af rejseudgifter og øvrige udlæg personer, der ikke er ansat i Lægemiddelstyrelsen.
Hvem kan modtage refusion af rejseudgifter og udlæg?
Lægemiddelstyrelsen refunderer kun rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der er udpeget, fordi vedkommende repræsenterer en faglig kompetence, som Lægemiddelstyrelsen efterspørger.
Lægemiddelstyrelsen dækker som udgangspunkt ikke rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der er udpeget af anden statslig, regional eller kommunal institution, idet rejseudgifterne forudsættes afholdt af mødedeltagerens egen institution.
Lægemiddelstyrelsen refunderer ikke rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der medvirker i samarbejdsprojekter, hvor de er repræsentanter for en organisation uden for Lægemiddelstyrelsen. Der kan fraviges fra dette princip ud fra en konkret vurdering af de eksterne mødedeltagere og mødets formål.
Lægemiddelstyrelsen refunderer ikke udgifter til forplejning. Der udbetales kun i meget særlige tilfælde time-/dagpenge og refusion af udgifter til overnatning. Dette sker kun efter forudgående skriftlig aftale med den relevante enhed i Lægemiddelstyrelsen.
Regler for anvendelsen af forskellige transportmidler og rejseklasser
I forbindelse med transporten til og fra møder skal offentlige transportmidler fortrinsvis benyttes, idet det ud fra en samlet betragtning er det mest hensigtsmæssige og økonomiske.
Lægemiddelstyrelsen dækker som udgangspunkt ikke rejser på businessclass (f.eks. DSB 1´). Såfremt der vælges businessclass, så refunderes der maksimalt et beløb svarende til standard/økonomibillet.
Hvis mødedeltageren benytter egen bil, udbetales godtgørelse pr. km jf. statens tjenesterejseaftale (2,23 kr./km for 2024), dog maksimalt med et beløb, der svarer til udgiften til billigste offentlige transportmulighed. Dokumentation i form af udskrift fra www.krak.dk skal vedlægges rejseafregningen. Dog dækkes taxabefordring fra Københavns hovedbanegård eller Kastrup Lufthavn til/fra Lægemiddelstyrelsen o.l.
Bemærk at refusion af udgifter til kørsel i egen bil er skattepligtige og skal opgives til skattevæsenet på selvangivelsen for den rejsende. Det er den rejsendes eget ansvar at opgive beløbene til SKAT på egen selvangivelse.
Taxabefordring bør kun benyttes i forbindelse med mindre ture. Den samlede udgift til befordring med taxa i forbindelse med et arrangement kan maksimalt udgøre 500 kr. i alt. Såfremt at særlige omstændigheder gør sig gældende, kan der undtagelsesvis efter forudgående aftale, gives accept af et større beløb.
Lægemiddelstyrelsen kan refundere rejser med fly til og fra destinationer i Danmark, hvis det i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske. Dette sker kun efter forudgående skriftlig aftale med den relevante enhed i Lægemiddelstyrelsen.
Udfyldelse af rejse- og udlægsafregning
Til brug for refusionen af rejser og udlæg skal der udfyldes en rejse- og udlægsafregning. Af hensyn til korrekt beregning af refusionsbeløbet anbefales det, at afregningsblanketten udfyldes i Excel frem for i hånden.
Husk altid at:
- Påføre CPR nr. (da betalingen sker til din NemKonto)
- Tilføje dato og formål med rejsen herunder fx titel på arbejdsgruppe, navn på møde el.lign.
- Vedhæfte dokumenter (scan af alle bilag der ønskes refunderet)
- Vedhæfte evt. skriftlig aftale om time-/dagpenge, overnatning eller fly.
Originalbilag skal gemmes til du har modtaget pengene på din NemKonto.
Fremsendelse af rejseafregning
Rejseafregningen samt bilag til refusion sendes hurtigst muligt, men senest 14 dage efter rejsens afslutning via Lægemiddelstyrelsen hjemmeside.
Afregning for eksterne rejsende (åbner i nyt vindue)