Forpligtelser ved opdatering af active substance master files (ASMF/DMF)

Vi oplever ofte problemer i opdateringerne af active substance master files (ASMF/DMF). Derfor har vi lavet en sammenfatning af forpligtelserne ved sådanne opdateringer.

Indehaveren af en markedsføringstilladelse (MAH) er forpligtet til løbende at opdatere dokumentationen i modul 3 / part IIC.1 i forhold til den nyeste version af ASMF via variationsansøgninger. Det gælder både ændringer i den åbne del = Applicants part (AP) og den lukkede del = Restricted part (RP).

Vi oplever ofte, at MAH kun søger om ændringer til AP og undlader (eller ikke bliver informeret om), at der også er foretaget ændringer i RP. Det er råvarefremstillerens (ASMs) pligt at informere MAH, når der foretages ændringer i AP og/eller RP, og det er efterfølgende MAHs pligt at søge om ændringerne i markedsføringstilladelsen.

Ændringer eller opdatering af en ASMF skal søges efter de regler, der er beskrevet i relevant forordning og tilhørende vejledninger, se yderligere information her: Ansøgning om variationer.

Vi anbefaler, at MAH søger ændringer til en ASMF, eksempelvis opdatering fra version 01 til version 02, som én samlet variation type II, nr. B.I.z (for lægemiddel til humant brug) eller én samlet variation type VRA, nr. F.I.f.1 (for lægemiddel til veterinært brug). Herved kan alle ændringer til både AP og RP søges i en og samme variation og unødige diskussioner om, hvordan ændringer søges korrekt, undgås. Desuden sikres det, at alle ændringer bliver inkluderet i variationsansøgningen, så de ikke skal søges efterfølgende. Endvidere undgås også det problem, at AP og RP indenfor samme version af ASMF ikke godkendes samtidig.

Selvom alle ændringer søges som en variation type II eller en type VRA er det naturligvis fortsat MAHs opgave sammen med råvarefremstilleren (ASM) tydeligt i variationsansøgningen at redegøre for de ændringer, der er foretaget mellem to opdateringer af en ASMF. Dette gøres i ansøgningsskemaets PRESENT/PROPOSED-felt, der skal udfyldes med versionsnumre for AP og RP samt i hovedtræk beskrive ændringerne i de to dele.

I de tilfælde, hvor der ikke er ændringer til RP, anbefales det, at MAH i ansøgningsskemaet tydeligt oplyser om dette, samt identificerer/bekræfter, hvilken version af RP den pågældende AP hører sammen med. Det vil fremme sagsbehandlingen, hvis det danske DMF-journalnummer (2215-XXXX) angives i ansøgningsskemaet. ASM skal indsende en detaljeret beskrivelse af ændringerne mellem de to opdateringer af en ASMF direkte til Lægemiddelstyrelsen.

Spørgsmål og svar om dokumentation i eCTD format for råvare- og færdigvarefremstillere