Retningslinjer for indsendelse og teknisk validering af ansøgninger

Disse retningslinjer vedrører ansøgninger om markedsføringstilladelser, herunder variationer, opdateringer inden MRP, forlængelser og opfølgningssager. Retningslinjerne omfatter også Active Substance Master Files (ASMF'er) indsendt af ansøger og ASMF-indehaver (se afsnittet "Særligt vedr. ASMF" længere nede på siden).

Retningslinjerne supplerer retningslinjer mv. udstedt af EMA, CMDv og CMDh og gælder ansøgninger efter den nationale procedure, gensidige anerkendelsesprocedure (MRP) samt den decentrale procedure (DCP).

For ansøgninger gennem den centrale procedure henviser vi til retningslinjer på EMA's hjemmeside. Klik her for ansøgninger om parallelimport.

Korrekt brug af life cycle attributter i eCTD’en

Det er vigtigt, at ansøgere og/eller indehavere af markedsføringstilladelser får brugt de rigtige attributter (new, replace, delete), når dele af dossiet opdateres i fx i forbindelse med et respons eller en variationsansøgning.

Hver gang der indsendes en sekvens, skal der tages stilling til, om et dokument er helt nyt (dvs. attributten ”new” skal anvendes) eller det skal erstatte et eksisterende i dossiet (attributten ”replace” skal anvendes). Det er også muligt at anvende attributten ”delete” og derved slette et dokument, der ikke længere er gældende.

Hvis fx attributten ”new” anvendes, hvor attributten ”replace” skulle have været brugt, resulterer det i, at der indgår et ikke-gældende dokument i dossiet. Se yderligere i afsnit 2.9.6 Leaf Lifecycle Operation Attributes i Harmonised Technical Guidance for eCTD Submissions in the EU.

I samme forbindelse gøres der opmærksom på, at der altid er mulighed for at bruge closing sequence.

Link til eCTD guide: Harmonised Technical Guidance for eCTD Submissions in the EU

Indsendelse via CESP

Såvel første indsendelse til en ansøgning som supplerende materiale og arbejdsdokumenter skal indsendes via CESP. Indsendelse via CESP skal foretages ved både DCP, MRP og national procedure. For vejledning i anvendelsen af CESP, henvises til cespportal.hma.eu.

Fysiske indsendelser

Lægemiddelstyrelsen accepterer ikke fysiske indsendelser i fx papir eller på CD/DVD. Disse indsendelser skal i stedet indsendes elektronisk og i henhold til de retningslinjer, der findes for elektroniske indsendelser.

Elektroniske formatkrav

Indsendelser til humane elektroniske ansøgninger skal indsendes i eCTD-format Indsendelser til veterinære elektroniske ansøgninger skal indsendes i VNeeS-format. Link til disse standarder kan findes i link-boksen til højre.

I de særlige tilfælde, hvor det ikke er muligt at indsende i eCTD, fx ved nationalt skift af MT-indehaver og repræsentant, kan ansøgningen indsendes via CESP i ikke-eCTD/VNeeS i PDF-format. Hvis der indsendes i ikke-eCTD/VNeeS bør dette eksplicit nævnes af ansøger, for eksempel i CESP kommentarfeltet.

Teknisk validering

Den fremsendte dokumentation skal leve op til de tekniske specifikationer fastsat af ICH, EMA og CMDh/CMDv.

Lægemiddelstyrelsen foretager en teknisk validering af ansøgningerne iht. kriterierne i disse fælleseuropæiske specifikationer.

Lægemiddelstyrelsen kan vælge at acceptere en ansøgning, som ikke fuldt ud lever op til alle kriterier.

Supplerende materiale og arbejdsdokumenter

Supplerende materiale og arbejdsdokumenter kan sendes via CESP, Eudralink eller via e-mail. Bemærk, at Lægemiddelstyrelsen stiller de samme formatkrav ved indsendelse via e-mail, Eudralink og CESP. Se oversigt over mailpostkasser på området for lægemiddelgodkendelse her.

Hvis der sendes mere end én fil pr. mail eller Eudralink, skal ansøger pakke de vedhæftede filer i én arkivfil. Dokumentation fremsendt i eCTD- eller VNeeS-format skal ligeledes pakkes i en arkivfil, som bevarer den oprindelige mappestruktur. Formaet for arkiv-filen skal være MS Windows' zip-format

Parallelle indsendelser

Det er vigtigt, at ansøger ikke indsender den samme dokumentation parallelt ad forskellige kanaler (f.eks. både via Eudralink, via CESP og e-mail), da dette vil kræve unødige ressourcer til håndtering og sammenligning med allerede modtagne versioner.

Særligt vedr. ASMF

Med henblik på lettere at kunne identificere og håndtere indsendelser relateret til Active Substance Master File (ASMF), beder vi om, at ASMF-indehaver i følgebrevet tydeligt refererer til Lægemiddelstyrelsens journalnummer (typisk 2215-xxxx) samt anfører, at der er tale om en "ASMF-relateret indsendelse sendt på vegne af ASMF-indehaver".

Se desuden EMA's ASMF eCTD Guidance (se under "eCTD and ASMF") for vejledning om ASMF i eCTD-format.

Spørgsmål og svar om dokumentation i eCTD format for råvare- og færdigvarefremstillere

Særligt vedr. foreløbige indsendelser

Lægemiddelstyrelsen ser jævnligt, at ansøgere ikke kan nå at sætte supplerende materiale op i korrekt elektronisk format (eCTD/VNeeS), men alligevel indsender det som supplerende materiale. Sådanne indsendelser er iht. fælleseuropæiske retningslinjer ikke teknisk valide.

Ønsker ansøger alligevel, at benytte sig af en foreløbig indsendelse i løbet af proceduren, skal følgende opfyldes:

• Materialet sendes pr. mail eller via Eudralink eller CESP. Send en mail 
• I følgebrev samt emnefelt på mail/Eudralink eller CESP kommentarfelt refereres til Lægemiddelstyrelsens sagsnummer og/eller tilsvarende entydig reference til den ansøgning, materialet vedrører.
• I mail/Eudralink-beskeden eller CESP kommentarfelt er tydeligt anført: "Dette er en foreløbig indsendelse. Indholdet fremsendes senere i uændret form i [eCTD/VNeeS]-format."
• Hurtigst muligt og senest 5 dage efter procedurens afslutning sender ansøger materialet i korrekt elektronisk format til Lægemiddelstyrelsen med følgende anført i følgebrev: "Indholdet af denne indsendelse er identisk med indholdet af tidligere fremsendt foreløbig indsendelse." Dette gælder også for ansøgninger, hvor RMS har varetaget cirkulation af supplerende materiale

Den enkelte sagsbehandler kan beslutte at lade en foreløbig indsendelse indgå i vurderingen af en ansøgning. Lægemiddelstyrelsen kan først afslutte sagens behandling, når materialet er modtaget i korrekt elektronisk format og med bekræftelse af, at materialet er identisk med det tidligere indsendte. En ansøgning kan ikke regnes for værende godkendt, før Lægemiddelstyrelsens modtagelse af materialet i korrekt elektronisk format.

Lægemiddelstyrelsen forbeholder sig i alle tilfælde ret til at afvise materiale, som ikke lever op til formkravene for supplerende materiale.

Dispensation fra retningslinjerne

Lægemiddelstyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra ovenstående retningslinjer. Anmodning om dispensation skal indeholde en begrundelse. Send en mail.