Substantial Modifications / Væsentlige ændringer

Substantial Modifications (SM) / Væsentlige ændringer

Væsentlige ændringer skal anmeldes i CTIS portalen som Substantial Modifications. Ved indsendelse skal der tages stilling til om ændringerne vedrører Part I, Part II eller begge dele.

EU-Kommissionen har udgivet en vejledning over hvilke ændringer, der er klassificeret som væsentlige. Den kan findes i EU-Kommissionens spørgsmål-svar Annex IV. Spørgsmål og svar dokumentet findes under Chapter V - Additional documents i den opdaterede EudraLex Volume 10 til forordningen. 

For forsøg, der er anmeldt efter forordningen, kan der kun indsendes SM, når der ikke er andre sager under sagsbehandling i CTIS-portalen.

Ved multinationale forsøg, skal forsøget være godkendt af alle berørte medlemsstater og der må ikke være igangværende sagsbehandling vedr. tilføjelse af et nyt medlemsland.

Der er lidt større fleksibilitet vedr. Part II ændringer.

Flere detaljer kan læses i EU-Kommissionens spørgsmål-svar afsnit 3. Spørgsmål og svar dokumentet findes under Chapter V - Additional documents i den opdaterede EudraLex Volume 10 til forordningen. 

Krav til følgebrev

Jf. Forordningens bilag 2 skal et følgebrev til et substantial modification indeholde følgende:

a) i emnelinjen EU-forsøgsnummeret med det kliniske forsøgs betegnelse og kodenummeret for den væsentlige ændring, der gør det muligt at foretage en unik identifikation af den væsentlige ændring, og som skal anvendes konsekvent i hele ansøgningsdossieret.

b) identifikation af ansøgeren

c) identifikation af den væsentlige ændring (sponsorens kodenummer for den væsentlige ændring og dato) med hvilken ændringen kan henvise til flere ændringer i forsøgsprotokollen eller den videnskabelige støttedokumentation

d) understregning/fremhævning af eventuelle særlige forhold i relation til ændringen og angivelse af, hvor den relevante oplysning eller tekst befinder sig i det oprindelige ansøgningsdossier

e) identifikation af eventuel information, der ikke findes i ændringsansøgningsskemaet, og som kan påvirke risikoen for forsøgspersonerne, og

f) eventuelt en liste over alle kliniske forsøg, der har væsentlige ændringer, med EU-forsøgsnumrene og de respektive kodenumre for væsentlige ændringer.

Faktureringsoplysninger kan nævnes i følgebrevet eller uploades som et særskilt dokument i sektionen ”Proof of payment”.

Ændringen præsenteres og beskrives som følger:

a) udvalgte data fra de dokumenter, der skal ændres, som viser den tidligere og nuværende ordlyd ved hjælp af funktionen »track changes«, samt et uddrag, der kun viser den nye ordlyd og en redegørelse for ændringerne, og

b) uanset punkt a), en ny version af hele dokumentet, hvis ændringerne er så omfattende eller vidtrækkende, at de berettiger en helt ny version af dokumentet (i så fald en supplerende tabel, der viser ændringerne i dokumenterne, således at identiske ændringer kan grupperes).

Den nye version af dokumentet skal identificeres ved hjælp af dato og et opdateret versionsnummer i selve dokumentet.

Dokumenter, der uploades I CTIS portalen må ikke indeholde dato og versionsnummer i filnavnet.

I stedet henvises til “Instruction Naming Documents”.

Vejledning til indsendelse

I GCP enhedens vejledning, kan der læses mere om hvordan et SM indsendes.

Læs mere om indsendelse af Substantial Modifications efter overgang til forordningen (for forsøg, der tidligere var godkendt under direktivet) i sektionen for ”Transition (fra direktiv til forordning)”.